Privacy Statement

Beste Amsterdam City Swim-website bezoeker,

Stichting Amsterdam City Swim organiseert een zwemevent door de Amsterdamse grachten met als doel zoveel mogelijk geld ophalen voor Stichting ALS Nederland. Stichting Amsterdam City Swim werkt daarvoor nauw samen met Stichting ALS Nederland. 

Samen met Stichting ALS Nederland zijn wij verantwoordelijk voor de verwerkingsactiviteiten zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor deze activiteiten bepalen wij gezamenlijk met Stichting ALS Nederland het doel van en de middelen voor de verwerking. Om verwarring te voorkomen zullen wij voor alle zaken rondom de Amsterdam City Swim jouw contactpersoon zijn. 

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je onze website https://www.amsterdamcityswim.nl/ (Website) bezoekt, door het invullen van het deelnameformulier, door het invullen van het donatieformulier, door het aanmelden als vrijwilliger, door het registreren als belanghebbende (o.a. ALS patiënt) en/of doordat je ons evenement bezoekt.

Wij nemen je privacy serieus en daarom willen je graag informeren over hoe wij je persoonsgegevens verwerken.

Deze Privacyverklaring is laatst herzien op 30-01-2024. We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Veranderingen in wetgeving, jurisprudentie, technologie en de aanwijzingen van de autoriteiten kunnen ons verplichten om onze Privacyverklaring te wijzigen.

Controleer deze pagina regelmatig, om er zeker van te zijn dat je bekend bent met eventuele wijzigingen.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

"Persoonsgegevens”: elk gegeven die direct of indirect herleidbaar is tot een natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 4 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), n. 2016/679. Dit betekent informatie die ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

1. BELANGRIJKE INFORMATIE EN WIE WIJ ZIJN

1.1 DOEL VAN DE PRIVACYVERKLARING

Deze Privacyverklaring is bedoeld om je te informeren over hoe wij je persoonsgegevens verzamelen en verwerken. We kunnen tevens gegevens over kinderen verzamelen. Zie paragraaf 2 voor meer informatie over ons beleid over de persoonsgegevens van kinderen. Stichting Amsterdam City Swim is verantwoordelijk voor de Website. Voor eventuele vragen over deze Privacyverklaring, staat ons Privacy Team voor je klaar. Als je vragen hebt over deze Privacyverklaring, inclusief verzoeken om wettelijke rechten uit te oefenen, neem dan contact op met ons Privacy Team via: info@amsterdamcityswim.nl

1.2 KLACHTEN

Voor eventuele klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Stichting Amsterdam City Swim kun je contact met ons opnemen via: info@amsterdamcityswim.nl Wanneer wij je klacht niet kunnen oplossen, kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

1.3 THIRD PARTY- LINKS

Onze Website kan koppelingen bevatten naar websites van derden, plug-ins en applicaties. Als je op die koppelingen klikt of deze verbindingen inschakelt, kunnen derden gegevens over je verzamelen of delen. We hebben geen controle over deze websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun verwerkingen. Wanneer je de Website verlaat, raden wij je aan om de privacyverklaring te lezen van elke website die je bezoekt.

1. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

We kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over je verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen met name:

• Identiteitsgegevens zoals van voornaam, achternaam, gebruikersnaam, woonadres, geboortedatum, foto's, geslacht en zwemresultaten.
• Contactgegevens omvat factuuradres, afleveradres, e-mailadres, en telefoonnummers.
• Financiële gegevens omvat gegevens over de bankrekening en de betaalkaart/creditkaart.
• Transactiegegevens bevatten details over betalingen naar en van jou en andere details van diensten en producten die je bij ons hebt afgenomen/gekocht.
• Technische gegevens omvatten internetprotocol (IP) adres, aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en -locatie, browser plug-in-typen en versies, besturingssysteem en platform, volledige locatie- klikstreams tot, door en van de Website (inclusief datum en tijd) en andere technologie op de apparaten die je gebruikt om toegang te krijgen tot de website.
• Profielgegevens omvat je gebruikersnaam en wachtwoord, jouw aankopen of bestellingen, je feedback en antwoorden op enquêtes, je prestaties, resultaten en tijden op onze evenementen, producten die je hebt bekeken of waarop je hebt gezocht; pagina responstijden; download fouten; de duur van bezoeken aan bepaalde pagina's; pagina-interactie-informatie (zoals scrollen, klikken, muisbewegingen en methoden die worden gebruikt om van de pagina weg te bladeren).
• Portretten die tijdens het evenement zijn gemaakt van de deelnemer.
• Gebruiksgegevens bevatten informatie over hoe je de Website, producten en diensten gebruikt.
• Marketing- en communicatiegegevens omvat je voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en onze externe partijen en je communicatievoorkeuren.

We verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van je persoonlijke gegevens, maar worden niet beschouwd als persoonsgegevens, aangezien deze gegevens niet je identiteit onthullen (anonieme geaggregeerde gegevens). We kunnen bijvoorbeeld de gebruiksgegevens van bezoekers samenvoegen om het percentage gebruikers te berekenen dat toegang heeft tot een specifieke site-functie. In de gevallen dat we echter geaggregeerde gegevens combineren met je persoonlijke gegevens zodat deze je direct of indirect kunnen identificeren, behandelen wij de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens, die worden gebruikt in overeenstemming met deze Privacyverklaring

2.1 SPECIALE CATEGORIEEN

We kunnen ook persoonsgegevens verzamelen die 'gevoelige' of 'speciale categorieën' persoonsgegevens bevatten, zoals: medische gegevens, zoals de informatie of je een ALS-patiënt bent, dieetvereisten, informatie over je gezondheid en overige medische informatie. Van deelnemers worden gegevens verzameld via een gezondheidsverklaring die door de deelnemers dient te worden ingevuld. Voor nadere informatie over wat wij precies doen met jouw medische gegevens verwijzen we naar de informatie op de gezondheidsverklaring. Van patiënten verwerken we onder andere of ze hulpmiddelen gebruiken en andere speciale wensen waarmee wij rekening moeten houden.

2.2 KINDERGEGEVENS

We kunnen de persoonlijke gegevens van kinderen onder de 16 jaar verzamelen en verwerken om deelname van deze kinderen aan de Amsterdam City Swim for Kids te kunnen uitvoeren. In dit geval dragen wij er altijd zorg voor dat toestemming wordt gegeven door de persoon die de (ouderlijke)verantwoordelijkheid voor het kind draagt.

1. HOE WORDEN JE PERSOONLIJKE GEGEVENS VERZAMELD?

We gebruiken verschillende methoden om persoonsgegevens te verzamelen, waaronder:

• Directe interacties. Je kunt ons je identiteitsgegevens, contactgegevens en financiële gegevens geven door je gegevens via onze Website achter te laten of door contact met ons op te nemen per post, telefoon, e-mail of anderszins.

Dit omvat persoonlijke gegevens die je verstrekt, bijv. wanneer je:

• Contact met ons opneemt via het contactformulier op de Website, of via een andere manier contact met ons opneemt;
• Een profielpagina op de Website aanmaakt en je dus als deelnemer registreert;
• Op onze nieuwsbrief abonneert;
• Een product koopt op onze website in onze webshop;
• Je aanmeldt als vrijwilliger;
• Je een donatie doet;
• Je ons event bezoekt;
• Aan een wedstrijd, promotie of enquête deelneemt;
• Je een van onze leveranciers bent.

3.1 GEAUTOMATISEERDE TECHNOLOGIEEN OF INTERACTIES

Tijdens je interactie met de Website kunnen we automatisch technische gegevens verzamelen over je apparatuur, browse-acties en patronen. Wij verzamelen deze persoonlijke gegevens door cookies, serverlogs en andere vergelijkbare technologieën te gebruiken. We kunnen ook technische gegevens over je ontvangen als je andere websites bezoekt. Raadpleeg ons cookie-beleid voor meer informatie.

1. HOE GEBRUIKEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?

We gebruiken je persoonlijke gegevens voor de uitvoering van onze diensten alleen als de wet ons dat toestaat. Meer specifiek:

• Bij inschrijving als deelnemer aan de Amsterdam City Swim (individueel, kind, begeleider kind, businessteam of vrijwilliger), verzamelen en verwerken wij de persoonsgegevens die worden verstrekt als onderdeel van je registratie met oog op de organisatie en uitvoering van ons evenement en je deelname eraan. In het bijzonder: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, IP-adres, geslacht (indien door de deelnemer verstrekt), foto (indien door de deelnemer verstrekt), tijd, resultaten, persoonlijke motivatie, donaties, gegevens met betrekking tot betaalmethoden: creditcardnummer, vervaldatum van de kaart en gegevens met betrekking tot transacties: transactienummer en omschrijving.
• Bij registratie voor onze ACS nieuwsbrief. Als je ons expliciete toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld bij je aanmelding als deelnemer, zullen we je e-mailadres gebruiken om regelmatig onze nieuwsbrief te verzenden. Onderaan elke nieuwsbrief staat een link om je af te melden. Je kunt je ook op elk moment ook afmelden door een e-mail te sturen naar info@amsterdamcityswim.nl. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, IP-adres.
• Bij een donatie, algemeen of rechtstreeks aan een deelnemer/team. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, gegevens met betrekking tot betaalmethoden: creditcardnummer, vervaldatum van de kaart en gegevens met betrekking tot transacties: transactienummer en omschrijving. Je kan ervoor kiezen dat je e-mailadres ook wordt gedeeld met degene waar je een donatie aan doet, zodat deze persoon je kan bedanken.
•  Bij het bezoeken van de Amsterdam City Swim. Van bezoekers buiten het evenemententerrein verwerken wij geen persoonsgegevens, behoudens het bepaalde in 4.3. Van bezoekers van het evenemententerrein verwerken we de voor- en achternaam en e-mailadres (bij de aanmelding). Als het evenement plaatsvindt op een speciaal terrein (bijvoorbeeld het marineterrein dat in eigendom is vandefensie, kan het zijn dat de eigenaar van dit terrein aanvullende voorwaarden stelt aan de betreding, zoals een legitimatieplicht. De eigenaar zal jou hierover afzonderlijk informeren.
• Bij het leveren van producten en diensten. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens (van medewerkers van leverancier): voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer.

• Bij communiceren met patiënten. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens van patiënten (en mogelijke begeleiders): voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer. Van patiënten kunnen we speciale of bijzondere persoonsgegevens verwerken overeenkomstig het bepaalde in 2.1. Bij het plaatsen van een bestelling plaatst op de Website in de webshop. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, IP-adres, gegevens met betrekking tot betaalmethoden: creditcardnummer, vervaldatum van de kaart en gegevens met betrekking tot transacties: transactienummer en omschrijving,
• Bij het opnemen van contact via de contactpagina. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres en je verzoek/vraag/klacht.

4.1 MARKETING/NEWSLETTER

We houden je graag op de hoogte van onze nieuwe evenementen, producten en initiatieven. Stichting Amsterdam City Swim hanteert een strikt "opt-in" beleid voor personen die (nog) geen deelnemer/donateur zijn.

De nieuwsbrief kan alleen worden ontvangen door de betrokkene als: (1) de betrokkene een geldig e-mailadres heeft en (2) de betrokkene zich registreert voor de nieuwsbrief. Om juridische redenen wordt voor de eerste keer een e-mail verzonden naar het e-mailadres dat door een betrokkene is ingevoerd voor het versturen van nieuwsbrieven met behulp van de double-opt-in procedure. Deze bevestigingsemail wordt gebruikt om te controleren of de eigenaar van het e-mailadres als persoon de ontvangst van de nieuwsbrief heeft geautoriseerd.

Als je een (oud)deelnemer en/of donateur bent, zullen wij je op de hoogte houden van onze nieuwe evenementen, initiatieven en producten. Je kunt je op een eenvoudige manier afmelden voor onze nieuwsbrief als je dat wilt. Dit kun je dit doen door te klikken op de afmeldlink in onze e-mails of via het emailadres: info@amsterdamcityswim.nl.

Deelnemers kunnen zich via onze Website inschrijven voor het ALSNU magazine van Stichting ALS. Daarvoor delen wij jouw naam, e-mailadres en adres met Stichting ALS, zodat wij het magazine naar jou kunnen sturen.

4.2 NEWSLETTER TRACKING

De nieuwsbrieven van de Amsterdam City Swim bevatten zogenaamde telpixels. Een telpixel is een miniatuurafbeelding die is ingesloten in dergelijke e-mails die in HTML-indeling worden verzonden om logboekregistratie en analyse van logbestanden mogelijk te maken. Dit maakt een statistische evaluatie mogelijk van het succes of falen van online marketingcampagnes. Met behulp van de ingebouwde pixel kan de Stichting Amsterdam City Swim detecteren of en wanneer een e-mail is geopend door een de ontvanger en welke links in de e-mail door de betrokken persoon zijn aangeklikt. Dergelijke persoonlijke gegevens verzameld via de telpixels in de nieuwsbrieven worden opgeslagen en geëvalueerd door de Stichting Amsterdam City Swim om de levering van de nieuwsbrief te optimaliseren en de inhoud van toekomstige nieuwsbrieven beter af te stemmen op de belangen van de persoon in kwestie. Deze persoonlijke gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden.

4.3 GEBRUIK FOTO’S EVENEMENT

Portretten die zijn geschoten van deelnemers en bezoekers tijdens het evenement zullen alleen worden gebruikt in de communicatie omtrent het Amsterdam City Swim evenement zelf. Hier hebben wij jou specifiek over geïnformeerd voordat jij jouw aanmelding voor deelname aan een Amsterdam City Swim evenement hebt gefinaliseerd. Van bezoekers kunnen (sfeer) foto’s worden gemaakt, mits deze foto’s journalistieke waarde hebben en bijdragen aan het informeren van het publiek over het doel van Stichting ALS Nederland en Stichting Amsterdam City Swim.

Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen de publicatie van jouw foto. In dat geval zullen wij in beginsel jouw foto verwijderen.

De portretten zullen nooit worden gebruikt voor reclamedoeleinden (betaalde reclame buiten de bestaande community op social media).  

1. MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS?

Wij zullen je gegevens nooit aan derden verkopen.

De verzamelde gegevens kunnen binnen de organisatie wel intern worden overgedragen en aan partijen waarmee wij een samenwerkingsovereenkomst hebben, zoals bijvoorbeeld Mysports die de tijdsregistratie voor de deelnemers verzorgt en derhalve gegevens van de deelnemers nodig heeft. Het doorgeven aan derden is dan essentieel voor de uitvoering van het evenement. De resultaten van je deelname (voor- en achternaam, startnummer, geboortejaar, geslacht, leeftijdsgroep, rangorde en tijd) worden na elk evenement op de online resultatenpagina gepubliceerd, en bovendien op de eigen communicatie kanalen van het evenement gedeeld.

Ook delen wij persoonsgegevens met Stichting ALS: het goede doel waarvoor wij zoveel mogelijk geld proberen op te halen. Zo delen wij jouw naam en adresgegevens indien jij hebt aangegeven het ALSNU magazine te willen ontvangen. Ook delen wij persoonsgegevens met Stichting ALS op het gebied van relatiebeheer, waaronder bijvoorbeeld het benaderen van deelnemers om hen te helpen met het behalen van hun doel, het onder de aandacht brengen van toolkits en na te vragen of de ALS patiënten waarvoor deelnemers zwemmen ook aanwezig zullen zijn bij de Amsterdam City Swim. Verder heeft het kernteam van Stichting ALS toegang tot de verzamelde persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om de Amsterdam City Swim te organiseren.   

5.1 FACEBOOK

Stichting Amsterdam City Swim heeft op deze Website componenten van Facebook geïntegreerd. Facebook is een sociaal netwerk. Een sociaal netwerk is een op internet gebaseerde sociale ontmoetingsplaats, een online community die gebruikers in het algemeen in staat stelt om met elkaar te communiceren en interactief in virtuele ruimte te werken. De werkmaatschappij van Facebook is Facebook, Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, VS. Voor de verwerking van persoonsgegevens buiten de VS of Canada is dat Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ierland.

We raden aan om de privacyverklaring van Facebook te raadplegen om te onderzoeken hoe dit bedrijf met je persoonsgegevens omgaat en welke gegevens zij verwerken.

5.2 ANDERE SOCIAL MEDIA (LINKEDIN, X, ETC)

Stichting Amsterdam City Swim heeft op deze Website componenten X, LinkedIn, YouTube en Instagram geïntegreerd. We raden aan om de privacyverklaringen van deze partijen te raadplegen om te onderzoeken hoe deze partijen met je persoonsgegevens omgaan.

5.3 GEEN VERDERE OVERDRACHT

Er vindt geen verdere overdracht van je gegevens aan derden plaats, tenzij je hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven of wanneer het wettelijk verplicht is om dit te doen. We eisen van al onze externe relaties/partijen dat ze de veiligheid van uw persoonlijke gegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen. We staan niet toe dat onze externe dienstverleners je persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken en staan hen alleen toe uw persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

1. WAAR WORDEN JE GEGEVENS VERWERKT EN VOOR HOE LANG?

6.1 WAAR?

Je gegevens worden verwerkt binnen de EU. We zullen je persoonsgegevens alleen doorgeven aan landen die volgens de Europese Commissie een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens kunnen bieden.

6.2 HOE LANG GEBRUIKEN WIJ JE PERSOONSEGEVENS?

We bewaren je persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doelen te bereiken waarvoor we deze hebben verzameld, inclusief met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico van schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking en de doeleinden waarvoor wij die gebruiken. Volgens de wet moeten we basisinformatie over onze betrokkenen (inclusief contactgegevens, identiteitsgegevens, financiële gegevens en transactiegegevens) bewaren gedurende zeven jaar nadat ze niet langer als klant voor belastingdoeleinden worden beschouwd. In sommige omstandigheden kun je ons vragen om je gegevens te verwijderen: zie ook hoofdstuk 7.

1. JOUW RECHTEN

Je hebt recht op toegang, informatie, wijziging, correctie van je persoonsgegevens. Ook kun je ons een verzoek indienen om de verwerking van je persoonsgegevens te blokkeren of je persoonsgegevens te verwijderen. Als je informatie wilt hebben over de verzamelde persoonsgegevens, onjuiste gegevens wilt corrigeren, of wilt blokkeren of verwijderen, of als je nog vragen hebt over het gebruik van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via info@amsterdamcityswim.nl. Denk eraan dat als je besluit je gegevens te laten verwijderen, het mogelijk is dat je onze diensten niet langer (of niet volledig) kunt gebruiken. Voor klachten over de wijze waarop wij gegevens verwerken kun je contact opnemen met de Autoriteit Bescherming persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

1. DATAVEILIGHEID

We hebben passende veiligheidsmaatregelen genomen om te voorkomen dat je persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, op een ongeoorloofde manier worden gewijzigd, geopend, gebruikt of openbaar gemaakt. Bovendien beperken we de toegang tot je persoonsgegevens tot die werknemers en eventuele andere derden die een zakelijke behoefte hebben om die te krijgen. Ze zullen je persoonlijke gegevens alleen verwerken op basis van onze instructies en ze zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. We hebben procedures ingesteld om elke vermoedelijke inbreuk op je persoonsgegevens aan te pakken.

1. CONTACTGEGEVENS